Een collega die ik laatst sprak via een video gesprek zei me: “alle middelen om contact te hebben zijn aanwezig, maar toch voel ik een drempel bij een live meeting.” Het lijkt op de reclame van KPN van enige jaren terug met als pakkend einde “ik voel toch een afstand”. Twee mensen stonden in dit geval naast elkaar te bellen maar ‘t voelde toch als een afstand.
Ervan uitgaande dat deze collega niet uniek is, kan ik stellen dat een aantal collega’s een drempel ervaart bij het samenwerken met iemand die niet op kantoor is. Verschillende vragen komen bij mij naar boven als ik hierover nadenk, waaronder deze twee:
1. Wat is nu werkelijk de drempel?
2. Is deze drempel wel negatief?
Wat is nu de drempel?
Om op de eerste vraag in te gaan, wat is nu eigenlijk de drempel? In ons geval is het aanklikken van een naam op je beeldscherm de manier om met elkaar in verbinding te komen. Dit kan resulteren in een instant message gesprek, een telefoongesprek, een e-mail of een video call. De techniek is hierbij dus amper een drempel. Het lijkt mij dan ook vooral een verandering van mindset bij collega’s. Een collega die wegens ziekte al enige tijd vanuit huis werkt (ik refererde eerder aan hem in dit bericht ) gaf dit ook aan. Daarnaast merkte hij op dat medewerkers gedwongen worden om beter (vooraf) na te denken over communicatie. Zo kun je als projectleider het projectnieuws over de afdeling roepen, het op een online projectruimte plaatsen of het in de wekelijkse projectvoortgangsessie (inclusief video stream)benoemen. Alleen de laatste twee voorbeelden bereiken de gehele projectgroep.
Het komt er simpelweg op neer dat je meer nadenkt over welke vorm van communicatie past bij het doel dat je hebt. Als ‘rule of thumb’ gebruik ik onderstaand (gesimplificeerd)communicatiemiddel-overzicht.
Is het hebben van een drempel eigenlijk wel negatief?
Om terug te komen op de tweede vraag, of het hebben van een drempel uberhaupt negatief is.Simpel gezegd heeft de drempel namelijk ook voordelen. Zo kun je efficiënter werken omdat je minder gestoord wordt door collega’s. ‘Vroeger’ stonden deze collega’s aan je bureau of zaten ze bijvoorbeeld in je nabijheid te bellen. Omdat er een drempel is, zal niet iedereen voor elke vraag direct bij je aankloppen en je uit je flow halen. Dit betekent dat je meer de baas bent over je eigen tijd, minder tijd hoeft te switchen en daardoor efficiënter wordt. De collega die al enige tijd thuis zit heeft dit bijvoorbeeld duidelijk germerkt in zijn declarabiliteit, die van gemiddeld 70% naar 90% tot 100% is gestegen. Ik zelf heb tijdens mijn experiment nog niet gemerkt dat mijn declarabiliteit gestegen is, wel merk ik dat mijn werk plezieriger is geworden en dat ik meer in dezelfde tijd gedaan krijg.
Het stijgen van declarabiliteit van mijn collega doet me wel denken waar die tijd hiervoor aan besteed werd. Het kan niet zo zijn dat dit allemaal nutteloze tijd is geweest. Naar alle waarschijnlijkheid gebruikte collega’s zijn tijd en kennis om andere projecten beter te laten lopen. We kunnen er dus vanuit gaan dat een lage drempel goed is voor het collectief oftewel de organisatie. De organisatie heeft namelijk een vraagbaak beschikbaar om moeilijke situaties op te lossen. Een individu kan de drempel wel als plezierig ervaren maar het is de vraag of dit organisatiebreed ook wenselijk is. Zeker wanneer de rol ‘vraagbaak’ bij je functie hoort (bijvoorbeeld als senior adviseur of architect) hoort het (adhoc) meedenken juist tot je taken.
En nu in het kort?
Wat is nu de drempel voor medewerkers om over afstand samen te werken. In mijn optiek is dit een gebrek aan veranderde mindset van medewerkers. Doordat medewerkers er niet aan gewend zijn, ervaren ze op afstand samenwerken als drempel.
Een individu die op afstand werkt, kan de drempel als fijn ervaren. Hij/zij is eenmaal efficiënter aan het werk. Vanuit het perspectief van de organisatie is het hebben van een drempel niet gewenst. Het betekent namelijk dat de organisatie als geheel minder efficiënt opereert. De persoon die op afstand werkt, kan namelijk een essentiële rol hebben bij andere werkzaamheden. Je wilt de drempel dus wegnemen of in ieder geval verlagen. Het resultaat is dat medewerkers op hetzelfde niveau (of zelfs beter) samenwerken.
De drempel neem je weg door de mindset bij medewerkers te veranderen. Iets wat makkelijker gezegd is dan gedaan. Een van de mogelijkheden is door een aantal enthousiastelingen binnen de organisatie de medewerkers langzaam te laten wennen aan de nieuwe manieren van werken. Deze enthousiastelingen laten zien hoe het werkt en proberen de andere medewerkers te overtuigen. Naarmate er meer medewerkers flexibeler omgaan met tijd, plaats en de manier waarop ze werken, wennen collega’s daar aan. Doordat medewerkers wennen, verandert hun mindset waardoor de drempel verlaagt.
Het verlagen van de drempel zorgt voor meer contact tussen medewerkers. Om te voorkomen dat medewerkers weer te pas en te onpas gestoord worden voor niet relevante zaken kan het geen kwaad dat medewerkers bewuster nadenken over communicatiemiddelen en welk communicatiemiddel wanneer te gebruiken. Op deze manier genieten medewerkers van de voordelen van ‘het nieuwe werken’, staan ze nauw in contact met elkaar en wordt er geconcentreerd en efficiënt gewerkt.
Tags: drempel, experiment, Nieuwe samenwerken, samen werken, tam tam
Leuke invalshoek waar we rekening mee moeten houden in het ‘nieuwe werken’ dat juist gebaseerd is op (1) samenwerking en (2) kennisdelen op basis van gelijkwaardigheid. Dat laatste aspect is mi. wel een belangrijke randvoorwaarde voor kwalitatief goede samenwerking. Dat mis ik een beetje in het betoog. Door informatie/kennis als machtsmiddel achter de hand te houden kan er nooit sprake zijn van een goede open samenwerking en is het dus ook een tekortkoming van het proces/product waar je samen aan werkt.
Ha Monique,
Het feit dat het fijn is om ongestoord te werken betekent niet dat een medewerker contactmomenten ofwel informatie/kennis als machtsmiddel gebruikt. Mensen die volgens de principes van ‘het nieuwe werken’ werken, staan in mijn ogen eerder meer open tot het delen van kennis.
Eventuele onbalans tussen medewerkers ontstaat dus door ‘de drempel’ en niet zozeer omdat een medewerker op macht belust is.
In mijn visie is het openstellen van je kennis voor anderen een belangrijk onderdeel van ‘het nieuwe werken’ (naast efficient omgaan met plaats tijd en manier van werken). Zonder de web2.0, enterprise2.0 discussie te ontketenen, kun je dit zien als het sociale aspect van de web2.0 binnen een organisatie. Mensen staan met elkaar in contact en delen informatie (vaak zonder te weten met wie).
Conclusie? Volgens mij zijn we het volledig met elkaar eens.
Leuk artikel.
Ik heb alleen wat moeite met een van jouw redenaties:
“Een individu die op afstand werkt, kan de drempel als fijn ervaren. Hij/zij is eenmaal effici
[...] is niet van technische aard maar ligt bij de mindset van medewerkers. Dit concludeerde ik in m’n blogpost over de drempel om samen te werken. Het volstaat voor een medewerker bij Tam Tam namelijk om te klikken op de naam van een collega om [...]
[...] is niet van technische aard maar ligt bij de mindset van medewerkers. Dit concludeerde ik in m’n blogpost over de drempel om samen te werken. Het volstaat voor een medewerker bij Tam Tam namelijk om te klikken op de naam van een collega om [...]